EN 16931 · B2B & B2G · XRechnung 3.0 & ZUGFeRD · ohne Upload

E-Rechnung online erstellen & prüfen

Die Rechnung für Unternehmen und Behörden nach EN 16931: als ZUGFeRD-PDF für Geschäftskunden oder als XRechnung mit Leitweg-ID für die öffentliche Verwaltung. Positionen erfassen, vor dem Absenden selbst prüfen, herunterladen. Alles läuft in diesem Browser, ohne Registrierung und ohne Upload.

  • 0 Byte Upload – Eingaben bleiben auf diesem Gerät
  • Modulo 97 Prüfziffer für Leitweg-ID und IBAN
  • DIN 5008 Vorschau mit GiroCode, druckbar auf A4

Rechnung vom Vormonat als Vorlage? XRechnung (XML), ZUGFeRD-PDF oder gesicherten Entwurf (.json) hierher ziehen – Nummer und Datum ändern, fertig.

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    Empfänger wählen

    Behörde mit Leitweg-ID – das Feld prüft Aufbau und Prüfziffer, während Sie tippen – oder Unternehmen mit eigener Referenz.

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    Rechnung erfassen

    Absender, Positionen, Zahlungsziel. Rechts entsteht das Blatt nach DIN 5008 mit – samt GiroCode.

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    Herunterladen

    Die eigene Vorprüfung läuft mit. Geschäftskunden bekommen die ZUGFeRD-PDF, Behörden die XML für ihr Portal – welches das ist, zeigt das Portal-Radar unten.

Eine E-Rechnung erhalten? Im E-Rechnung-Viewer lesen und prüfen → · Mit Logo, Angebot und Mahnung? Zum Rechnungsgenerator →

Eigene Vorprüfung: noch keine Angaben.

1Auftraggeber & Leitweg-ID
Wer bekommt die Rechnung?

XRechnung 3.0 mit Leitweg-ID – für Bund, Länder und Kommunen.

Aus Auftrag oder Bestellung, mit Bindestrichen.
Nur wenn der Auftrag eine nennt (BT-13).
Kreditorennummer, falls vergeben (BT-29).
Elektronische Adresse des Empfängers (BT-49).
2Ihre Absenderdaten

Nur in diesem Browser, nicht auf einem Server.

Pflicht neben der Steuernummer (BR-CO-26).
3Rechnungsdetails & Zahlungsziel
Die übliche Rechnung über eine Leistung.
4Positionen
BezeichnungMengeEinheitEinzelpreis (netto)UStSummeEntfernen

Leistungsnachweise & Anhänge

Stundenzettel, Abnahme- oder Messprotokoll: Die Datei wird in die E-Rechnung eingebettet (BG-24) und reist mit ihr. PDF, PNG, JPEG, CSV, XLSX oder ODS, zusammen höchstens 8 MB. Anhänge werden nicht im Entwurf gespeichert.

oder Dateien hierher ziehen

    Netto0,00 €
    Umsatzsteuer0,00 €
    Rechnungsbetrag0,00 €

    Eingaben bleiben auf diesem Gerät; es werden keine Daten an einen Server übertragen. Die eigene Prüfung ersetzt nicht den offiziellen KoSIT-Validator — das Rechnungsportal des Auftraggebers prüft beim Hochladen selbst.

    Was Sie über die XRechnung wissen sollten

    Die Leitweg-ID: die Adresse der Rechnungsstelle

    Behörden empfangen Rechnungen nicht per Post, sondern über ein Portal. Die Leitweg-ID sagt dem Portal, welche Stelle Ihre Rechnung bekommt. Sie steht im Auftrag, in der Bestellung oder im Vertrag – raten lässt sie sich nicht.

    Die Prüfziffer am Ende fängt Tippfehler: Ein vertauschtes Zeichen und sie geht nicht mehr auf. Eine gültige Leitweg-ID einer anderen Behörde erkennt sie nicht – vergleichen Sie deshalb mit dem Auftrag.

    Grobadressierung
    2–12 Ziffern. Die ersten zwei sind die Kennzahl des Landes (01 Schleswig-Holstein bis 16 Thüringen) oder 99 für den Bund; der Rest bezeichnet die Behörde.
    Feinadressierung
    Optional, bis 30 Zeichen: die Dienststelle, das Referat oder Sachgebiet innerhalb der Behörde.
    Prüfziffer
    Zwei Ziffern, errechnet über Grob- und Feinadressierung nach ISO/IEC 7064 (MOD 97-10). Ein Tippfehler lässt sie nicht mehr aufgehen.
    Beispiel aus der Leitweg-ID-Formatspezifikation 2.0.2 der KoSIT. Das Studio prüft Aufbau und Prüfziffer, während Sie tippen.

    Nach dem Download

    Portal-Radar: Wohin mit der XRechnung?

    Die fertige Datei gehört in das Rechnungsportal Ihres Auftraggebers. Welches das ist, verrät schon die Leitweg-ID: Ihre ersten zwei Ziffern stehen für das Land, 99 für den Bund. Wählen Sie das Gebiet – oder tragen Sie oben die Leitweg-ID ein, dann stellt sich das Radar selbst ein.

    Angaben für die Landesverwaltungen, recherchiert in den Portalen und Ministerien der Länder (Stand 3. November 2026). Kommunen und andere öffentliche Stellen können eigene Wege haben – maßgeblich ist, was im Auftrag steht.

    XML oder ZUGFeRD-PDF – was brauchen Sie?

    Sie schreiben an …FormatSo geht es hier
    eine Behörde (Bund, Land, Kommune)XRechnung als reine XML-Datei„XRechnung (.xml)“, dann im Portal des Auftraggebers hochladen
    ein Unternehmen oder die eigene BuchhaltungZUGFeRD-PDF: lesbares Blatt mit eingebetteter XRechnung„ZUGFeRD-PDF“ – PDF/A-3, eingebettet als xrechnung.xml
    eine PrivatpersonPapier oder PDF genügt„Drucken“ – das Blatt nach DIN 5008

    Was hier geprüft wird – und was erst das Portal prüft

    Im Browser, vor dem Download

    • Pflichtangaben der EN 16931 und der XRechnung, etwa Leitweg-ID, Käufer-E-Adresse, USt-IdNr.
    • Rechenketten: Positionen, Netto, Steuer je Satz, Brutto, Zahlbetrag
    • Steuerkategorien S, Z, E, AE und K mit ihren Regeln
    • Prüfziffern von Leitweg-ID und IBAN

    Beim Hochladen im Portal

    • der amtliche KoSIT-Validator mit allen Schema- und Schematron-Regeln
    • ob die Leitweg-ID zu einer Stelle gehört, die die Rechnung annimmt
    • Vorgaben des einzelnen Auftraggebers, etwa Bestellnummern

    Die Vorprüfung fängt die häufigen Fehler vor dem Absenden. Sie ersetzt nicht die Prüfung im Portal.

    Aus der Praxis

    Drei Rechnungen, drei typische Stolpersteine

    01 / 03

    Der Fotograf und das Kulturamt

    Ein freier Fotograf liefert Bildmaterial für das Kulturamt. Er ist Kleinunternehmer nach § 19 UStG und weist keine Umsatzsteuer aus.

    Die Klippe: Ein formloser Vermerk reicht der XRechnung nicht. Wer einfach „19 %“ durch „0 %“ ersetzt, schreibt formal eine steuerpflichtige Rechnung mit Steuersatz null (Kategorie S). Das Portal weist sie ab – S verlangt einen Satz über null. Und eine Befreiung ohne Grund scheitert an BR-E-10: Die Kategorie E braucht einen Befreiungsgrund.

    So nichtCategoryCode S
    RateApplicablePercent 0
    So richtigCategoryCode E
    ExemptionReason „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

    Im Studio: Der Haken „Kleinunternehmer (§ 19 UStG)“ setzt Kategorie E für alle Positionen und schreibt den Befreiungsgrund in die Steueraufschlüsselung.

    02 / 03

    Die Fassade der Schule – warum hier kein § 13b greift

    Ein Malerbetrieb saniert die Fassade einer Schule, Auftraggeber ist das städtische Hochbauamt.

    Die Klippe: „Bauleistung, also Reverse Charge“ – das stimmt hier nicht. Die Steuerschuld geht bei Bauleistungen nur auf einen Empfänger über, der selbst nachhaltig Bauleistungen erbringt (§ 13b Abs. 5 UStG). Eine Stadt als Schulträgerin ist das in aller Regel nicht. Die Rechnung läuft normal mit Umsatzsteuer (Kategorie S).

    Wann dann Kategorie AE? Wenn der Empfänger tatsächlich Steuerschuldner wird – etwa ein Generalunternehmer, der die Fassadenarbeiten an Sie weitergibt. Dann gehören die Kategorie AE, der Vermerk „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ und eine Kennung des Empfängers (USt-IdNr. oder Registernummer) in die Rechnung – genau das prüfen die Regeln BR-AE-02 bis 04. Im Zweifel klärt das Ihre Steuerberatung, nicht ein Formular.

    03 / 03

    Der IT-Dienstleister, die Bestellnummer und der Stundennachweis

    Ein Softwareprojekt für eine Bundesanstalt, abgerechnet Monat für Monat. Die Rechnungsprüfung will die Bestellnummer und den abgezeichneten Tätigkeitsnachweis sehen.

    Die Klippe: Fehlt die Bestellnummer, sucht die Rechnungsstelle den Vorgang von Hand. Und ein Nachweis, der getrennt per E-Mail kommt, muss erst wieder zur Rechnung gefunden werden – beides kostet Zeit bis zur Zahlung.

    Im Studio: Die Bestellnummer aus dem Auftrag gehört in „Bestellreferenz / Auftragsnummer“ – sie geht als BT-13 in die XRechnung.

    Der Weg in der Norm: Die XRechnung kann rechnungsbegründende Unterlagen mitführen (Gruppe BG-24, als eingebettete Datei). So reist der Nachweis mit der Rechnung. Das Studio bettet heute noch keine Anhänge ein – auch nicht in die ZUGFeRD-PDF. Bis dahin: den Nachweis so einreichen, wie es der Auftrag oder das Portal vorsieht.

    Gut zu wissen

    Die Fachbegriffe, ohne Fachchinesisch

    EN 16931
    Die europäische Norm, die festlegt, welche Angaben eine elektronische Rechnung hat und wie die Beträge zusammenhängen. Alles andere baut auf ihr auf.
    XRechnung
    Die deutsche Ausprägung dieser Norm mit Zusatzregeln, zum Beispiel der Leitweg-ID. Für Rechnungen an Behörden ist sie der Standard.
    UBL und CII
    Zwei Schreibweisen für dieselben Inhalte – wie zwei Formulare mit gleichen Feldern, aber anderer Anordnung. Das Studio schreibt CII, der Viewer liest beide.
    ZUGFeRD / Factur-X
    Eine PDF, in der die maschinenlesbare Rechnung als Datei steckt. Menschen lesen das Blatt, Programme die eingebettete XML.
    Syntaktische Prüfung
    Prüft, ob die Datei richtig gebaut ist – wie eine Rechtschreibprüfung, die nicht fragt, ob der Inhalt stimmt.
    Schematron
    Die Regelprüfung danach: Stimmen die Summen, passt die Steuerkategorie zum Satz, fehlt eine Pflichtangabe? Der amtliche KoSIT-Validator prüft sie vollständig.
    Leitweg-ID
    Die Adresse der Rechnungsstelle in der Behörde. Ohne sie weiß das Portal nicht, wohin die Rechnung soll.
    Häufige Fragen

    Wo finde ich die Leitweg-ID?

    Im Auftrag, in der Bestellung oder im Vertrag. Fehlt sie, fragen Sie die beauftragende Stelle – ohne Leitweg-ID nimmt das Portal die XRechnung nicht an.

    Geht das als Kleinunternehmer ohne Umsatzsteuer?

    Ja: Haken „Kleinunternehmer (§ 19 UStG)“ setzen. Die Positionen tragen dann die Steuerkategorie E mit dem Befreiungsgrund nach § 19 UStG.

    XML oder ZUGFeRD-PDF?

    Behördenportale verlangen die XML. Die ZUGFeRD-PDF trägt dieselbe XRechnung eingebettet und dazu ein lesbares Blatt – für Kunden, die keine Behörde sind, und für die Buchhaltung.

    Muss ich jeden Monat alles neu eintippen?

    Nein. „Absenderdaten merken“, Behörden aus der Empfängerliste einsetzen oder die Rechnung des Vormonats als Vorlage laden. Alles bleibt in diesem Browser; „Formular zurücksetzen“ und „Liste leeren“ entfernen es.